DICAS EMISSÃO NF-e (NOTA TÉCNICA 04/2011)

Embora a NT04/2011 seja antiga, ainda hoje percebemos que ela gera uma quantidade enorme de dúvidas de procedimentos e principalmente de erros durante os processos de emissão da NF-e. Desde 01/11/2011, estão em vigor as regras de validação da NF-e estabelecidas na Nota Técnica 04/2011.

Com a vigência da referida Nota Técnica, inúmeros contribuintes passaram a ter dificuldades para autorizar a NF-e, pois começaram a aparecer mensagens de rejeição que antes não apareciam. Na verdade, a nota era preenchida incorretamente, mas o sistema não fazia validação. Portanto, desde 01/11/2011, as regras estão mais rígidas.

As principais dúvidas dos contribuintes se referem aos seguintes aspectos:

• Validação de schema XML obrigando a informação de alguns campos;
• Validação do cEAN (Código de Barras do Produto);
• Validação do somatório dos itens – foi a grande inovação da Nota Técnica. Até a NT 04/2011, o contribuinte conseguia autorizar uma NF-e com várias divergências, podendo informar valores nos itens de produtos/serviços sem nenhuma correspondência com o grupo de TOTALIZAÇÃO desses valores. Com a NT 04/2011, isso não é mais possível! A totalização de valores tem que refletir, de forma fiel, a soma do campo correspondente em cada um dos itens. E, mais importante, é imperativo observar o TRIBUTO (ICMS ou ISS) de cada item. Isso porque cada item da nota ou é de ICMS ou de ISS. Assim, uma vez definido se o item é de ICMS ou ISS, na hora da totalização, os valores devem ser somados separadamente, pois há um grupo para a totalização dos itens de ICMS e outro grupo para a totalização dos itens de ISS.
• Validação da duplicidade da NF-e
• Utilização do programa Emissor Gratuito de forma a atender a essas novas regras.

Segue abaixo roteiro para o contribuinte solucionar os problemas mais comuns da NT04/2011.

1) MENSAGEM 225 (FALHA NO SCHEMA XML):

Se você começou a receber essa mensagem de erro este mês, é provável que o erro esteja nos seguintes campos:

• Ausência do CEP do Emitente – antes o CEP não era obrigatório. Agora, se o CEP do Emitente não for informado, haverá erro de falha no schema XML;
• Placa do veículo de transporte – se foi informado um veículo de transporte, então a placa do veículo é obrigatória no formato XXX9999.

2) MENSAGENS 611 (cEAN INVÁLIDO) e 612 (cEANTrib INVÁLIDO):

Os códigos cEAN e cEANTrib se referem ao código de barras do produto. Nem todo produto possui esse código. Por isso, esse campo não é obrigatório. Mas possuindo, é obrigatório informar na nota um código válido. Muitos contribuintes, por desconhecimento, simplesmente criavam um código cEAN sem observar os requisitos para criação do código. Com a regra de validação, isso não é mais possível;

3) VALIDAÇÃO DO SOMATÓRIO DOS VALORES DOS ITENS SUJEITOS AO ICMS (tag ICMSTot):

Conforme explicado anteriormente, o grupo de total dos valores da NF-e deve refletir fielmente a soma de cada um dos itens de produtos/serviços sujeitos ao ICMS. As regras relativas a esse somatório são:

• a. Total dos produtos/serviços sujeitos ao ICMS (Mensagem 564 – vprod): O total desse campo deve ser a soma do campo vprod dos itens sujeitos ao ICMS. Esse erro é comum, uma vez que muitos contribuintes somavam os itens sujeitos ao ISS nesse campo. Isso não deve acontecer! Repetindo: somente devem ser somados o valor vprod dos itens sujeitos ao ICMS.
• b. Total do II (Mensagem 601 – tag vII): O total do II deve ser igual a soma do II de cada item;
• c. Total do PIS (Mensagem 602 – tag vPis): O total do PIS deve ser igual a soma do PIS de cada item;
• d. Total do COFINS (Mensagem 603 – tag vCofins): O total do COFINS deve ser igual a soma do COFINS de cada item
• e. Total de Outras Despesas Acessórias (Mensagem 604 – tag vOutro): O total das despesas acessórias deve ser igual à soma das despesas acessórias de cada um dos itens. A maior parte dos problemas está ocorrendo na totalização desse campo, pois anteriormente os contribuintes não rateavam as despesas acessórias em seus itens informando apenas o valor total. Agora, as despesas acessórias devem ser rateadas em cada um dos itens;

4) VALIDAÇÃO DO SOMATÓRIO DOS VALORES DOS ITENS SUJEITOS AO ISS (tag ISSQNTot):

O total dos campos desse grupo também deve refletir a soma de cada um dos itens sujeitos ao ISS.

• a. Total dos serviços (Mensagem 605 – tag vServ): O valor vserv deve ser igual à soma do vprod de cada item sujeito ao ISS;
• b. Total da Base de Cálculo (Mensagem 606 – tag vBC): O total da Base de Cálculo do ISS deve ser igual à soma da tag vBC de cada item sujeito ao ISS;
• c. Total do ISS (Mensagem 607 – tag vISS): O total do ISS deve ser igual à soma do ISS de cada item sujeito ao ISS;
• d. Total do PIS (Mensagem 608 – tag vPIS): O total do PIS deve ser igual à soma do PIS de cada item sujeito ao ISS;
• e. Total do COFINS (Mensagem 609 - vCOFINS): O total do COFINS deve ser igual à soma do COFINS de cada item sujeito ao ISS;

5) VALIDAÇÃO DE DUPLICIDADE DA NF-e (MENSAGEM 605)

Anteriormente, era possível autorizar notas com a mesma numeração, desde que os anos das notas fossem diferentes. Assim, era possível autorizar a nota número 34 em 2010 e a nota número 34 em 2011. Com a NT, isso não é mais possível. Exemplo: Muitos contribuintes, por algum motivo, reiniciaram a numeração das notas, voltando a autorizar a nota número 1 em 2011 e autorizaram até a nota 35. Agora, ao tentar autorizar a nota 36 não conseguem, pois a nota 36 já foi autorizada no ano passado. A solução é:

• a. Identificar qual a maior numeração de nota autorizada no ano anterior e passar a autorizar a partir desse número;
• b. Registrar o fato de ter autorizado as notas em duplicidade no Livro de Registro de Termos de Ocorrência, para defender-se em uma eventual auditoria posterior.

6) VALIDAÇÃO DA INSCRIÇÃO MUNICIPAL:

Ao emitir uma nota que contenha itens sujeitos ao ISS, é obrigatório informar a inscrição municipal. Como o DF não possui inscrição municipal, basta repetir o número da inscrição estadual no campo Inscrição Municipal (tag <IM>).

7) DIFICULDADES DE UTILIZAÇÃO DO EMISSOR GRATUITO:

*Todas as dúvidas dos itens anteriores também valem para usuários do EMISSOR GRATUITO. Mas há um ponto específico do EMISSOR que deve ser observado: o EMISSOR não totaliza alguns valores informados relativos a itens sujeitos ao ISS. Assim, se o contribuinte possui algum item na nota sujeito ao ISS, ele deve fazer, manualmente, a totalização desses valores, entrando na aba Totais, sub-aba ISSQN, e informar:

• a. O total do PIS sobre serviços
• b. O total do COFINS sobre serviços
• c. O total dos serviços sujeitos ao ISS no campo “Total dos serviços sob não incidência ou não tributados pelo ICMS.